SES.HOSPEDAJES 2026: guía completa de registro de viajeros para gestores de alquiler vacacional
Todo sobre el registro de viajeros en SES.HOSPEDAJES: quién está obligado, qué datos hay que reportar, plazos, multas y cómo automatizarlo con tu PMS. Guía actualizada 2026.
Si gestionas apartamentos turísticos o un hotel en España, el registro de viajeros en SES.HOSPEDAJES no es opcional. Es una obligación legal en vigor desde diciembre de 2024, con multas de hasta 30.000 euros por incumplimiento.
Y sin embargo, muchos gestores aún no saben exactamente qué datos tienen que reportar, con qué plazo, ni cómo funciona el sistema. Esta guía cubre todo lo que necesitas saber para estar en regla en 2026.
Qué es SES.HOSPEDAJES
SES.HOSPEDAJES es la plataforma del Ministerio del Interior de España para la comunicación centralizada de datos de viajeros alojados en establecimientos de hospedaje. Sustituyó al antiguo sistema de partes de viajeros en papel (los famosos "partes de entrada") y al sistema informático WebPol.
Está regulado por el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, que actualizó las obligaciones de registro de viajeros para adaptar la normativa a la era digital y aumentar la información disponible para las fuerzas de seguridad.
La plataforma es accesible en: hospedajes.ses.mir.es
¿Quién tiene obligación de registrar viajeros?
La obligación afecta a todas las personas físicas o jurídicas que ejerzan actividades de hospedaje en España, de forma profesional o no. Esto incluye:
- Hoteles, aparthoteles y hostales
- Apartamentos turísticos con licencia
- Viviendas de uso turístico (VUT) particulares
- Casas rurales y alojamientos rurales
- Campings y albergues
- Apartamentos de alquiler de temporada (con ciertas condiciones)
IMPORTANTE: Tener licencia turística no te exime de la obligación de registrar. El incumplimiento del registro se sanciona de forma independiente a si la actividad está licenciada o no.
¿Y el alquiler de larga duración (más de 31 días)? El alquiler de larga duración (contratos de arrendamiento típicos) generalmente queda fuera del ámbito del Real Decreto 933/2021. Pero los alquileres de temporada o los de corta duración (aunque no sean turísticos en sentido estricto) están bajo el radar. Si tienes dudas sobre tu caso específico, consulta con un asesor legal especializado.
Qué datos hay que reportar (los 21 campos del Real Decreto 933/2021)
Esta es la parte más importante y la que más confunde a los gestores. El nuevo sistema exige 21 datos por cada viajero mayor de 14 años. Antes solo se pedían 9.
Los datos obligatorios son:
Datos del establecimiento
- Código de establecimiento (asignado por SES.HOSPEDAJES en el registro)
- Número de contrato u orden de reserva
Datos del contrato
- Fecha de inicio del contrato
- Fecha de fin del contrato
- Número de habitaciones o unidades alojativas
Datos personales por viajero (mayores de 14 años)
- Nombre
- Primer apellido
- Segundo apellido (si existe)
- Tipo de documento de identidad (DNI, pasaporte, NIE, etc.)
- Número del documento
- Número de soporte del documento (para DNI español)
- Fecha de expedición del documento
- País de expedición del documento
- País de nacionalidad
- Fecha de nacimiento
- Sexo
- País de residencia habitual
- Dirección completa de residencia (calle, número, municipio, CP)
- Teléfono de contacto
- Dirección de correo electrónico
- Relación del viajero con el firmante del contrato (titular, familiar, otro)
Sí, son muchos datos. Y sí, hay que recogerlos de cada persona en la reserva mayor de 14 años.
Plazo de envío y frecuencia
Los datos deben transmitirse a la plataforma SES.HOSPEDAJES en el plazo máximo de 24 horas desde que el viajero inicia el alojamiento (desde su llegada, no desde que hace la reserva).
No hay plazo mínimo: puedes enviarlos antes de la llegada si ya tienes los datos (por ejemplo, si el huésped ha completado el check-in online). De hecho, hacerlo antes es la práctica recomendada para detectar errores con tiempo.
Frecuencia: No hay un horario obligatorio de envío. Puedes enviar los datos de varias reservas en un mismo lote, siempre que el envío se haga dentro de las 24h de cada llegada.
El Número de Registro Único (NRU)
Desde el 1 de julio de 2025, todos los alojamientos turísticos anunciados en plataformas digitales como Airbnb o Booking.com deben incluir un Número de Registro Único (NRU).
Este número se solicita a través de la Ventanilla Única Digital del Ministerio de Vivienda. Las plataformas como Airbnb están obligadas a verificar su validez y a retirar los anuncios que no lo incluyan o tengan NRU inválido.
Si aún no tienes NRU para alguna de tus propiedades: solicítalo cuanto antes. El proceso puede tardar semanas dependiendo de la comunidad autónoma y el municipio.
Sanciones por incumplimiento
Las sanciones por no registrar viajeros están tipificadas en la normativa de seguridad ciudadana y pueden ser muy cuantiosas:
| Tipo de infracción | Sanción |
|---|---|
| Leve (errores formales, retrasos ocasionales) | 100 - 600€ |
| Grave (incumplimientos reiterados, datos falsos) | 601 - 30.000€ |
| Muy grave (obstrucción, fraude) | Hasta 600.000€ en algunas CCAA |
Además, la Agencia Española de Protección de Datos (AGPD) puede añadir sanciones adicionales si el manejo de los datos de los viajeros no cumple con el RGPD.
Cómo funciona el sistema SES.HOSPEDAJES: acceso y operativa
Paso 1: Registro como establecimiento
Accede a hospedajes.ses.mir.es con certificado digital o DNI electrónico. Registra el establecimiento (o establecimientos) con sus datos: nombre, dirección, tipo de alojamiento, capacidad.
El sistema te asigna un código de establecimiento único que deberás incluir en cada comunicación de datos.
Paso 2: Alta de los usuarios gestores
Para establecimientos con varios gestores, puedes dar de alta múltiples usuarios con acceso al sistema. Recomendable tener al menos dos (responsable principal + suplente).
Paso 3: Envío de datos
Tienes tres formas de enviar los datos a SES.HOSPEDAJES:
a) Envío manual desde el portal web Introduces los datos de cada viajero directamente en el formulario web. Funcional para establecimientos con pocas reservas al mes. Tedioso para carteras grandes.
b) Envío por API Para PMS y software de gestión que tienen integración directa con SES.HOSPEDAJES. El software envía los datos automáticamente en cuanto los recibe del huésped. Es el método recomendado para cualquier gestor con más de 3-4 propiedades.
c) Carga masiva de ficheros Para establecimientos con volúmenes altos, es posible enviar ficheros en formato XML con múltiples registros. Usado principalmente por gestoras y hoteles medianos-grandes sin API integrada.
Cómo automatizar el registro de viajeros con tu PMS
El problema del registro manual es que requiere que alguien introduzca 21 datos por viajero, dentro de 24 horas de su llegada, en un sistema externo. Para una cartera de 15 propiedades en temporada alta con ocupación del 80%, eso puede ser más de 200 datos de viajeros por semana.
La solución es la automatización mediante un PMS con integración directa en SES.HOSPEDAJES.
Cómo funciona con Runset:
-
El huésped completa el formulario de pre-check-in online antes de llegar. El formulario recoge exactamente los 21 campos requeridos por el Real Decreto 933/2021.
-
Los datos quedan guardados en el perfil del huésped dentro de Runset, enlazados a la reserva correspondiente.
-
Runset transmite los datos automáticamente a SES.HOSPEDAJES mediante API directa, sin intervención manual, dentro del plazo de 24h.
-
El gestor recibe confirmación de que el envío se ha realizado correctamente. Si hay algún error (campo incompleto, formato incorrecto), el sistema alerta antes de que venza el plazo.
El proceso completo requiere 0 minutos de trabajo manual por parte del gestor una vez configurado.
Preguntas frecuentes sobre SES.HOSPEDAJES
¿Tengo que registrar a los niños menores de 14 años? No. La obligación de recoger y comunicar datos afecta únicamente a los viajeros de 14 años o más.
¿Y si el huésped no tiene correo electrónico? El correo electrónico es un campo obligatorio en el formulario. En la práctica, si el huésped no tiene email, se puede indicar uno de contacto del gestor o representante. Consulta los criterios de la Guardia Civil de tu zona para casos específicos.
¿Puedo enviar los datos antes de que llegue el huésped? Sí. Si el huésped ya completó el pre-check-in y tienes todos los datos, puedes enviarlos anticipadamente. De hecho es recomendable: si hay algún problema de validación, tienes tiempo de corregirlo antes de la llegada.
¿El sistema devuelve alguna confirmación? Sí. SES.HOSPEDAJES devuelve un acuse de recibo por cada comunicación aceptada. Guarda estos acuses. Son tu prueba de cumplimiento en caso de inspección.
¿Qué ocurre si el sistema de SES.HOSPEDAJES está caído y no puedo enviar los datos? En caso de incidencias técnicas documentadas, la Guardia Civil suele tener en cuenta las circunstancias. Lo importante es documentar el intento de envío y proceder en cuanto el sistema esté disponible. Tu PMS debería guardar un log de los intentos de envío.
¿Qué pasa con los datos de los viajeros después? ¿Cuánto tiempo se guardan? Según el RGPD, los datos solo pueden conservarse el tiempo necesario para el fin que fueron recogidos. La normativa de hospedaje no establece un periodo concreto, pero la práctica habitual es conservarlos entre 1 y 3 años. Tu PMS debe tener una política de retención y eliminación de datos.
¿Afecta la normativa a propietarios particulares que alquilan su vivienda en verano? Sí. Si alquilas tu vivienda aunque sea de forma ocasional con fines turísticos o de hospedaje, la obligación de registro se aplica. "Profesional o no" es la clave en la redacción del decreto.
¿La comunidad autónoma tiene normativa adicional? Sí, y en algunos casos más exigente que la estatal. Cataluña, Baleares, Madrid y Valencia tienen normativas autonómicas con requisitos propios. El registro en SES.HOSPEDAJES es el estatal; puede haber registros autonómicos adicionales.
Resumen: lo que debes tener listo en 2026
| Obligación | Estado requerido |
|---|---|
| Registro en SES.HOSPEDAJES como establecimiento | Obligatorio |
| Envío de 21 datos por viajero en menos de 24h | Obligatorio |
| Número de Registro Único (NRU) en anuncios online | Obligatorio desde julio 2025 |
| Cumplimiento normativa autonómica propia | Consultar por CC.AA. |
| Cumplimiento RGPD en tratamiento de datos | Obligatorio |
Conclusión
El registro en SES.HOSPEDAJES no es un trámite menor. Es una obligación con consecuencias legales y económicas reales, que además exige recoger 21 datos por viajero dentro de las 24 horas de llegada.
Para un gestor con varias propiedades, hacerlo manualmente es insostenible. La solución es un PMS con integración directa en SES.HOSPEDAJES que automatice el proceso desde el formulario de pre-check-in hasta el envío de datos.
Descubre cómo Runset automatiza el registro de viajeros → Sin trabajo manual. Sin riesgo de incumplimiento.
¿Listo para automatizar tu alojamiento?
Descubre cómo Runset puede ahorrarte horas cada semana con gestión inteligente.
Probar demo gratis
